เลือก POS ร้านอาหาร ต้องดูอะไรบ้าง
POS คือระบบที่ร้านใช้ทุกบิลทุกวัน เลือกผิดแล้วเปลี่ยนทีหลังเสียทั้งเงิน เวลาย้ายข้อมูล และต้องสอนพนักงานใหม่ทั้งหมด บทความนี้เป็นรายการคำถามที่ควรถามก่อนตัดสินใจ แบ่งตามเรื่องที่ร้านอาหารเจอจริง ใช้ได้กับทุกระบบที่กำลังพิจารณา ท้ายบทความมีคำตอบของ KruaDee สำหรับแต่ละข้อ
10 ข้อที่ต้องถามก่อนเลือก POS
- 1. ร้านขายแบบไหน
- 2. เน็ตหลุดแล้วยังขายได้ไหม
- 3. ใช้กับอุปกรณ์ที่มีอยู่ได้ไหม
- 4. ครัวรู้ออเดอร์อย่างไร
- 5. รับเงินแบบไหนได้บ้าง
- 6. สต๊อกและต้นทุน
- 7. ภาษีและเอกสาร
- 8. พนักงานและสิทธิ์
- 9. ค่าใช้จ่ายทั้งหมด ไม่ใช่แค่ค่ารายเดือน
- 10. ทดลองก่อน และออกได้ถ้าไม่ชอบ
1. ร้านขายแบบไหน
เริ่มจากรูปแบบร้าน ไม่ใช่จากรายการฟีเจอร์ ร้านตามสั่งหน้าเคาน์เตอร์ ร้านนั่งทานที่มีโต๊ะ และร้านบุฟเฟ่ต์ต้องการระบบคนละแบบ
- ร้านหน้าเคาน์เตอร์: กดขายเร็วไหม มีเลขคิวบนใบเสร็จไหม พักบิลลูกค้าที่ยังเลือกไม่เสร็จได้ไหม
- ร้านนั่งทาน: มีผังโต๊ะไหม ย้ายหรือรวมโต๊ะได้ไหม แบ่งจ่ายตามรายการหรือหารเท่าได้ไหม
- ร้านบุฟเฟ่ต์: คิดราคาต่อหัวตามแพ็กเกจได้ไหม จำกัดเวลาและรอบสั่งได้ไหม คิดค่าปรับของเหลือได้ไหม ถ้าเป็นร้านบุฟเฟ่ต์ อ่านเรื่องการตั้งราคาในตั้งราคาบุฟเฟ่ต์ต่อหัวประกอบ
2. เน็ตหลุดแล้วยังขายได้ไหม
ข้อนี้สำคัญที่สุดสำหรับร้านอาหาร เพราะเน็ตมักหลุดตอนร้านยุ่งที่สุด ถามให้ชัดว่าตอนออฟไลน์ เปิดบิล รับเงินสด พิมพ์ใบเสร็จ และสลับแคชเชียร์ได้ไหม บิลที่ขายช่วงนั้นส่งขึ้นระบบเองหรือต้องคีย์ใหม่ และหน้าจอบอกไหมว่ามีบิลค้างส่งกี่ใบ ทดลองเองได้ง่าย ๆ ด้วยการปิดไวไฟแล้วขายหนึ่งบิล ดูวิธีเตรียมร้านในเน็ตล่มระหว่างขาย ร้านควรรับมืออย่างไร
3. ใช้กับอุปกรณ์ที่มีอยู่ได้ไหม
- ลงเครื่องอะไรได้บ้าง คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือต้องซื้อเครื่องเฉพาะของผู้ขาย
- เครื่องพิมพ์ใบเสร็จที่มีอยู่ใช้ได้ไหม ต่อแบบ LAN หรือ USB
- เปิดลิ้นชักเก็บเงินอัตโนมัติได้ไหม
- มีจอให้ลูกค้าเห็นรายการและยอดเงินไหม
- ถ้าเครื่องเสีย ย้ายไปเครื่องใหม่ยากแค่ไหน
4. ครัวรู้ออเดอร์อย่างไร
ถามว่าส่งออเดอร์เข้าครัวเป็นใบพิมพ์ จอครัว หรือทั้งสองแบบ แยกตามสถานีได้ไหม ยกเลิกรายการที่ส่งเข้าครัวแล้วต้องมีใครอนุมัติไหม และครัวรู้ไหมว่ารายการนั้นถูกยกเลิก ข้อสุดท้ายนี้เป็นที่มาของอาหารที่ทำออกมาแล้วไม่มีใครจ่าย
5. รับเงินแบบไหนได้บ้าง
ร้านอาหารไทยส่วนใหญ่รับเงินสดและโอนพร้อมเพย์ ถามว่า QR มียอดเงินฝังมาให้ลูกค้าไม่ต้องพิมพ์ยอดเองไหม ระบบยืนยันยอดโอนให้หรือพนักงานต้องตรวจเอง ปิดกะแล้วระบบคำนวณเงินสดที่ควรมีในลิ้นชักให้ไหม และการคืนเงินหรือยกเลิกบิลหลังชำระต้องใช้สิทธิ์ผู้จัดการไหม
6. สต๊อกและต้นทุน
ถ้าอยากรู้กำไรจริง ระบบต้องผูกสูตรอาหารกับวัตถุดิบ แล้วตัดสต๊อกทุกครั้งที่ขาย ถามว่ามีรายงานต้นทุนอาหารต่อเมนูไหม นับสต๊อกและบันทึกรับของได้ไหม วิธีอ่านตัวเลขเหล่านี้อยู่ในคำนวณ food cost ร้านอาหาร ทีละขั้น
7. ภาษีและเอกสาร
ร้านที่จด VAT แล้วต้องถามว่าออกใบกำกับภาษีอย่างย่อให้ทุกบิลได้ไหม ออกเต็มรูปให้ลูกค้าบริษัทได้ไหม และคืนเงินแล้วออกใบลดหนี้ให้หรือเปล่า รายละเอียดอยู่ในใบกำกับภาษีอย่างย่อ (ABB) และ e-Tax สำหรับร้านอาหาร
8. พนักงานและสิทธิ์
ถามว่ากำหนดได้ไหมว่าใครทำอะไรได้ แคชเชียร์เข้าเครื่องด้วย PIN ของตัวเองหรือใช้บัญชีร่วม ส่วนลด ยกเลิกบิล และเปิดลิ้นชักมีบันทึกไหมว่าใครทำ ระบบที่ทุกคนใช้บัญชีเดียวกัน จะตามหาไม่ได้เลยเมื่อเงินไม่ตรง
9. ค่าใช้จ่ายทั้งหมด ไม่ใช่แค่ค่ารายเดือน
ราคาต่อเดือนเป็นแค่ส่วนหนึ่ง ถามให้ครบว่ามีค่าติดตั้ง ค่าเครื่อง ค่าฟีเจอร์เสริม ค่าเครื่องเพิ่ม ค่าสาขาเพิ่ม หรือค่าธรรมเนียมต่อบิลไหม แล้วรวมเป็นยอดต่อปี
ตัวอย่างสมมุติ: เทียบยอดต่อปีของสองข้อเสนอ
ข้อเสนอ ก: รายเดือน 500 บาท ค่าติดตั้ง 3,000 บาท ฟีเจอร์สต๊อกเพิ่มเดือนละ 300 บาท รวมปีแรก = 500 × 12 + 3,000 + 300 × 12 = 12,600 บาท
ข้อเสนอ ข: รายเดือน 800 บาท ไม่มีค่าติดตั้ง รวมทุกฟีเจอร์ รวมปีแรก = 800 × 12 = 9,600 บาท
ข้อเสนอที่รายเดือนถูกกว่า อาจแพงกว่าเมื่อรวมทั้งปี
10. ทดลองก่อน และออกได้ถ้าไม่ชอบ
ขอทดลองใช้ในร้านจริงอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ ให้แคชเชียร์ที่ใช้งานจริงเป็นคนลอง ไม่ใช่เจ้าของร้าน และถามว่าถ้าเลิกใช้ ส่งออกข้อมูลได้ไหม ต้องแจ้งล่วงหน้ากี่วัน มีสัญญาผูกมัดไหม ถามด้วยว่ามีปัญหาแล้วติดต่อใคร ทางไหน
คำตอบของ KruaDee
- รองรับขายหน้าเคาน์เตอร์ นั่งทานแบบมีผังโต๊ะ และบุฟเฟ่ต์คิดต่อหัว
- ขายเงินสด พิมพ์ใบเสร็จ และสลับแคชเชียร์ด้วย PIN ได้ตอนเน็ตหลุด แล้วส่งบิลขึ้นระบบเอง
- ลงบน Windows แท็บเล็ต Android และ iPad ต่อเครื่องพิมพ์ LAN หรือ USB และมีจอลูกค้าจอที่ 2 บน Windows
- QR พร้อมเพย์มียอดเงินฝังมา ยกเลิกหรือคืนเงินหลังชำระต้องมีผู้จัดการยืนยัน
- ตัดสต๊อกตามสูตร มีรายงานต้นทุนอาหาร และออกใบกำกับภาษีอย่างย่อทุกบิลเมื่อร้านตั้งค่า e-Tax
- ทุกแพ็กเกจได้ฟีเจอร์ครบเท่ากัน ต่างกันแค่จำนวนสาขา เครื่อง POS และผู้ใช้ แพ็กเกจฟรีใช้ได้ 1 สาขา POS 1 เครื่อง และ 3 ผู้ใช้ ไม่มีวันหมดอายุ
- ทดลองแพ็กเกจที่เลือกได้ฟรี หมดช่วงทดลองแล้วกลับเป็นแพ็กเกจฟรีเอง ร้านไม่ถูกปิด
- ดาวน์โหลดรายงานยอดขายตามช่วงเวลาและส่งออกข้อมูลบัญชีร้านได้ และปิดบัญชีได้เองจากหน้าตั้งค่า
ราคาแต่ละแพ็กเกจอยู่ที่หน้าราคาดูว่าร้านแต่ละแบบใช้งานอย่างไรที่หน้าระบบสำหรับร้านอาหารและดาวน์โหลดโปรแกรมได้ที่หน้าดาวน์โหลด
สรุป
- เริ่มจากรูปแบบร้าน ไม่ใช่จากรายการฟีเจอร์
- ทดสอบการขายตอนเน็ตหลุดด้วยตัวเองก่อนตัดสินใจ
- ตรวจว่าใช้กับเครื่องและเครื่องพิมพ์ที่มีได้
- ถามเรื่องครัว การรับเงิน สต๊อก ภาษี และสิทธิ์พนักงานให้ครบ
- รวมค่าใช้จ่ายทั้งปี ไม่ดูแค่ค่ารายเดือน
- ทดลองในร้านจริง และถามวิธีออกก่อนเข้า